Wat levert SAM u op?

Licentiebeheer als managementinformatie
Om uw medewerkers vandaag de dag efficiënt en effectief te laten werken is een goed functionerende automatiseringsomgeving een vereiste. En het is de programmatuur die de functionaliteit bepaalt. Om die reden wilt u natuurlijk altijd up-to-date zijn en uw investering in technologie beschermen. Maar heeft u wel inzicht in wat er binnen uw organisatie aan programmatuur wordt gebruikt? Wat is nodig, wat is geïnstalleerd en voor welke programmatuur heeft u de licenties in huis?

De steeds strenger wordende overheid zorgt ervoor dat de investeringen in gebruikslicenties flink oplopen. Niet alleen moet u informatie langer bewaren, wanneer u illegale programmatuur gebruikt kunnen klanten, leveranciers en aandeelhouders flinke claims opleggen. Maar nog belangrijker is dat u de continuïteit van uw organisatie wilt garanderen en maximaal rendement wilt halen uit uw medewerkers. Reden genoeg om Software Asset Management (SAM; licentiebeheer) te implementeren.

Wat is Software Asset Management (SAM)?
Volgens de Information Technology Infrastructure Library (ITIL) is de definitie: ‘SAM betreft het geheel aan infrastructuur en processen die nodig zijn voor effectief management, controle en bescherming van het software eigendom binnen een organisatie, in elk stadium van de levenscyclus.’ Een hele mond vol. Praktisch gesproken: Slim met uw licenties omgaan, qua aanschaf, het gebruik van de software, het beheer van de software en licenties, en het uitfaseren.

Tien keer SAM
Er zijn vele redenen om SAM binnen uw organisatie te implementeren. Onderstaand geven wij u de tien meest aansprekende voorbeelden die ook nog eens direct rendement opleveren:

  • Gestroomlijnde organisatie – Uw hele organisatie draait beter door SAM. U kunt zich concentreren op uw kernactiviteiten en hoeft zich niet bezig te houden met zaken als niet-ondersteunde software, virussen, beveiligingsproblemen en juridische risico’s;
  • Sterke inkooppositie – Door SAM zal de relatie met uw softwareleveranciers verbeteren. Een nauwkeurig inzicht in de behoefte kan betekenen dat u groot inkoopt en daardoor profiteert van korting;
  • Betere marktpositie – Met licenties die up-to-date zijn en een goede, complete mediabibliotheek bent u een aantrekkelijke partij. Als leverancier, maar ook als serieuze partner voor overname of fusie. Bovendien brengt u met SAM producten en diensten sneller op de markt dankzij technologisch vooruitstrevende software en een grondige kennis van uw bestaande database;
  • Financiële zekerheid – Een goed SAM-programma vrijwaart u niet alleen tegen onverwachte licentiekosten, maar kan u ook belastingvoordeel opleveren in de vorm van afschrijving op uw software;
  • Voorkom dubbele installaties – Elk goed SAM-plan begint met een grondige inventarisatie van aanwezige software en licenties. Ongetwijfeld brengt dit software aan het licht die niet wordt gebruikt maar wel wordt onderhouden;
  • Kwantumkorting – Met SAM krijgt u een helder inzicht in de aantallen en soorten licenties. Koopt u per gebruiker of per apparaat? Of is een grootverbruikerscontract slim? Uit het SAM-plan komt precies naar voren wat in uw geval de slimste oplossing is;
  • Tevreden medewerkers – Wanneer de software, zoals het hoort, probleemloos functioneert zijn uw medewerkers meer tevreden. Ook zoals het hoort. Daarnaast zorgt een SAM-programma ervoor dat managers en IT staf minder individuele training nodig hebben, een directe kostenbesparing;
  • Aansprakelijkheid – Een goed SAM-programma voorkomt dat u wettelijk aansprakelijk wordt gesteld voor illegaal softwaregebruik. SAM voorkomt daarmee reputatieschade als gevolg van rechtszaken en negatieve media-aandacht;
  • Toekomstig voordeel – Met SAM krijgt u beter inzicht in uw toekomstige software behoefte. U kunt exact bepalen welke software wanneer nodig is. Met SAM kunt u vandaag plannen maken voor uw software behoefte van morgen;
  • Goed bestuur – Er zijn twee stappen nodig voordat goed (ondernemings)bestuur kan worden gewaarborgd: risico’s onderkennen en deze risico’s vervolgens beheersen en verkleinen. SAM helpt bij het onderkennen en beheersen van de risico’s bij software gebruik.

De cirkel is rond
De cirkel van SAM beslaat vier belangrijke fases: inventariseren, licenties controleren, beleid en procedures bepalen en een licentiebeheerplan opstellen. Zodra de laatste fase helemaal klaar is zal er continue bewaakt moeten worden op naleving van de vastgestelde regels. Feitelijk is dat weer het begin van de cirkel. Controleren is inventariseren en vervolgens analyseren. Daarmee is SAM een continue proces waarmee de risico’s voor de organisatie op licentiegebied zo klein mogelijk blijven.

Fases van SAM
Inventariseren

De basis van SAM is inventariseren welke software u binnen uw organisatie geïnstalleerd heeft. Deze inventarisatie kunt u handmatig uitvoeren of met een handige SAM-tool. Het einde van de inventarisatiefase is een rapport dat helder weergeeft welke software op welke apparatuur is geïnstalleerd en vormt de basis voor de volgende stap in SAM.

Licenties controleren
Om licenties te kunnen controleren zijn de licentie gegevens nodig. Facturen, originele media, certificaten van echtheid of licentiedocumenten van fabrikanten dienen als officieel bewijs dat de software is aangeschaft.
Wanneer alle licentiegegevens zijn verzameld (inclusief alle handleidingen en installatiemedia) bewaart u deze op een veilige plaats, zoals een brandwerende, waterwerende, goed afsluitbare kluis. De licentiegegevens vertegenwoordigen de complete waarde aan geïnstalleerde software.
Zodra de licentiegegevens zijn verzameld worden deze verwerkt in een rapport, dat wordt vergeleken met de resultaten van de inventarisatie. Zo is het niet moeilijk om te zien waar uw organisatie teveel of te weinig licenties heeft.

Beleid en procedures bepalen
Een goed beheer begint met het vaststellen van het beleid en de procedures voor software gebruik en licentie-aanschaf. Zijn er al bestaande procedures, dan is dit een goed moment om deze tegen het licht te houden en waar nodig aan te passen.
Beleid bij aanschaf van software levert niet alleen structuur en overzicht op, ook kunnen aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd worden met een centraal aankoopbeleid. Het voorkomt dubbele titels en door aanschaffen te bundelen komt u misschien in aanmerking voor kwantumkorting. De volgende onderdelen moet in het beleid worden opgenomen: helder delegeren en documenteren van verantwoordelijkheden voor de aanschaf en registratie van nieuwe software – aanschaf van software alleen bij erkende leveranciers – bewaren van de licentiegegevens op een centrale plek – regelmatig bijwerken van de software-inventarisatielijst.

Registratie van nieuwe software zorgt ervoor dat deze aan de inventarisatie wordt toegevoegd. Een aantal duidelijke stappen die medewerkers moeten volgen bij de aanschaf van nieuwe software zorgen voor helderheid en duidelijkheid. Het registreren van de nieuwe software wordt vaak vergeten, maar dit is de meest efficiënte manier om te zorgen dat de software-inventarisatie juist blijft. Daarmee voorkomt u dat uw organisatie onnodig kosten maakt door software aan te schaffen die al binnen de organisatie aanwezig is.
Het beleid omtrent het gebruik zou regels moeten omvatten voor het downloaden, installeren en gebruiken van softwaretitels. Zo houdt u overzicht en vrijwaart u de organisatie van virussen en beperkt u het aantal vragen aan de helpdesk.
Tot slot is een noodherstelplan belangrijk voor zowel de continuïteit van de organisatie als ook voor compliancy en wetgeving. Het noodherstelplan moet informatie bevatten over het beschermen en herstellen van systemen en software. Daarbij kunt u denken aan het regelmatig maken van een back-up, het buitenshuis bewaren van een back-up en het bewaren van alle licentie gegevens op een veilige plaats.

Licentiebeheerplan opstellen
Beheren van licenties is het beheersen van de kosten. Standaardiseer daarom softwaretitels, centraliseer de aanschaf, faseer verouderde software uit en leg een centrale database aan voor inventarisatie en nieuwe registraties.
Het is belangrijk om vast te stellen welke titels uw organisatie voor zakelijke doeleinden nodig heeft. Beoordeel daarbij ook de vaardigheden van uw medewerkers om vast te stellen of de taken die ze voor hun werk moeten doen, overeenkomen met hun softwarebehoeften. Wanneer er behoefte is zal training op de gebruikte software de effectiviteit van uw medewerkers verhogen en haalt u optimaal rendement uit uw investeringen in technologie.
Tot slot is het belangrijk om de ondersteunings-kosten terug te dringen, software op een veilige plaats te bewaren en een schema op te stellen voor inventarisatie.

Wat levert SAM u op?
Het gaat om uw voordeel en de vraag is óf en wát Software Asset Management u oplevert. Serieus en professioneel met uw software omgaan levert u wel degelijk wat op. Behalve meer kans op kwantumkorting, beter gemotiveerde medewerkers en een grondiger inzicht in uw softwarebezit, geeft SAM u een voorsprong op de concurrentie. De gestroomlijnde automatiseringsafdeling die de complete mediabibliotheek op orde heeft en aan alle wet- en regelgeving voldoet. De inkoopafdeling die de beste prijs kent en weet waar die te krijgen is.