Back-up 2.0

Ik zat onlangs met een klant te praten over back-up en disaster recovery. Tijdens dit gesprek viel het mij, zoals zo vaak het geval is, op dat de systeembeheerders precies weten welke risico’s ze lopen met de bestaande ICT infrastructuur, maar dat de organisatie hier weinig tot geen gevoel bij heeft. De systeembeheerders horen dan vaak van de organisatie: “maar het werkt toch al jaren goed, zonder calamiteit!”.

Dit is nu precies de essentie van back-up en disaster recovery. Het is namelijk niet de vraag of je een calamiteit krijgt, maar het is vraag wanneer je deze krijgt. Op deze vraag kun je nooit een antwoord geven, tenzij je een geoefend waarzegger bent met een scoringspercentage van 100%.

Wat is belangrijk te vertellen aan de organisatie als je het over dit onderwerp hebt?

1.    Breng de risico’s in kaart en vertel hoe een calamiteit zich kan voordoen. Blijf hierbij wel reëel en begin niet meteen te praten over een mogelijke Boeing A380 die op je bedrijf kan landen. Vertel aan de organisatie welke risico’s er zijn;
2.    Vraag aan de organisatie hoeveel gegevens zij kunnen missen na een calamiteit. Dit is de tijd tussen de laatste back-up en de volgende nieuwe back-up. Als je iedere dag om 22:00 uur een back-up maakt, dan is dit dus 24 uur. In vaktermen noemen wij dit de RPO (Recovery Point Objective);
3.    Vraag aan de organisatie hoe lang de ICT infrastructuur niet beschikbaar mag zijn na een calamiteit. In vaktermen noemen wij dit de RTO (Recovery Time Objective);
4.    Vraag aan de organisatie hoe lang de back-up’s bewaard moeten blijven volgens wet- en regelgeving die van toepassing is op de organisatie. In vaktermen noemen wij dit de retentie tijd van een back-up;
5.    Vertel welke mogelijke scenario’s er zijn en leg uit welke consequenties dit heeft voor de RPO, RTO en de retentietijd;
6.    Vraag aan de organisatie of zij binnen twee weken antwoord wil geven op de vragen en welk scenario met tegenmaatregelen op de risico’s het beste bij de organisatie past.

Ik denk dat je met deze aanpak draagkracht krijgt binnen de organisatie en dat de offertes om de maatregelingen te nemen daarna beter bij de organisatie zullen vallen. In mijn geval heb ik na het gesprek wel bewustzijn gecreëerd bij de klant waar ik mee in gesprek was.